Rinkmena gaunama iš lotynų kalbos archyvo, nors jos labiausiai nutolusi kilmė yra graikų kalba ir gali būti išversta kaip „magistratų gyvenamoji vieta“ . Terminas vartojamas nurodant užsakytą dokumentų rinkinį, kurį visuomenė, institucija ar asmuo vystosi vykdydamas savo veiklą ir funkcijas.

Pavyzdžiui: „Aš neprisimenu, kai pasirašėme sutartį: aš naudosiu failą, kad jį patvirtintume“, „Turiu nepriekaištingą karjerą, jūs tiesiog turite eiti į failą ir patikrinti, ar tai patys“, „Šis žurnalistas pripažįsta, kad failas yra daugiau svarbu apie Urugvajaus kiną . "

Vieta, kur svarbūs dokumentai yra saugomi organizacijai, taip pat žinomas bylos pavadinimu: „Bendras tautos archyvas saugo tūkstančius tekstų, kurie yra vertingi nacionalinės istorijos liudijimai“, „Daugiau informacijos galite rasti Kongresas ", " Ugnis teatro archyve sunaikina originaliausius garsiausių kūrinių scenarijus " .

Prieš kelis dešimtmečius archyvai buvo išimtinai fiziniai, nes nebuvo reikalingos technologijos skaitmeniniam saugojimui; kol bendrovės pradėjo įvesti savo dokumentus į duomenų bazes, jie turėjo didžiulius sandėlius, kuriuose buvo didelių lentynų, kuriuose buvo laikomi dėžės ir aplankai, be reikalo kovojant su laikui bėgant.

Per šį skaitmeninimo procesą daugelis kompanijų atrado, kad prarado dalį savo failų dėl drėgmės poveikio, o tai sukelia medžiagų, kurias tada užsikrėtė grybai, ir sukelia vabzdžius. Kita vertus, priklausomai nuo naudojamo rašalo tipo, kai kurie seni dokumentai gali parodyti, kad jie netenka aštrumo, kad jie taptų praktiškai neįskaitomi.

Verta paminėti, kad dėl įvairių priežasčių tam tikros knygos ir dokumentai negali būti atmesti, kad juos būtų galima pakeisti skaitmenine versija, nes jie turi istorinę vertę, kuri reikalauja jų išsaugojimo fiziniu formatu. Tačiau jos turinio perdavimas į kompiuterį, taip pat jo skenavimas vizualizuojamas trimis aspektais, yra idealus mažinant jo gedimą ir leidžiant žmonėms peržiūrėti ir stebėti jį tiek kartų, kiek nori.

Paraiškos pateikimo veiksmai ir poveikis (dokumentų išsaugojimas, bylos nutraukimas) gali būti paminėti kaip byla: „Sekretorius jau pateikė dokumentus, kad aš jį pateiksiu“, „nukentėjusiojo šeima yra įsiutę kaip teismas užsakė bylą . "

Informacinių technologijų srityje failas yra skaitmeninės informacijos rinkinys, kuris gali būti saugomas kompiuteryje arba kitame įrenginio tipe: „Prašau, prašykite Rubén atsiųsti failą dar kartą el. „Tai labai sunkus failas: atsisiuntimui reikės daug laiko . “

Kiekvienam turinio tipui paprastai reikalingas kitoks failas, atitinkantis jūsų poreikius: tekstas nėra saugomas taip pat, kaip vaizdas ar vaizdo įrašas. Tačiau kiekvienoje klasėje yra ir skirtingų alternatyvų, kurios paprastai veikia diską užimančios vietos ; Taip yra dėl to, kad kompiuterių mokslas siūlo tiek daug galimybių atlikti užduotį, nes žmonės turi idėjų, o kiekvieną kartą, kai efektyviau kaupiama ir kaupiama informacija, failų dydis sumažėja.

Kita vertus, yra įrankių, galinčių suspausti failus; Tarp geriausiai žinomų yra WinRAR, WinZIP ir 7-ZIP. Naudodamiesi pagalba, galima žymiai sumažinti tam tikrų dokumentų dydį, nors kai kuriais atvejais, pavyzdžiui, didelės raiškos vaizdo įrašai ir jau optimizuoti vaizdai, jie nėra labai veiksmingi.