Terminas „ dokumentų rinkinys“, pateiktas iš Prancūzijos dokumentacijos, susijęs su ataskaita, kurioje renkami tam tikros temos duomenys. Tai dokumentas, naudojamas pateikti informaciją.
Visi galime susipažinti su teorija apie tai, kaip sukurti dokumentaciją, ir žingsnis po žingsnio sekite instrukcijas, kad rastumėte „teisingą“ dokumentą. Tačiau mes retai gauname tokį poveikį, kuris sukelia poveikį, kurį prisimename net keletą dienų ir savaičių po to, kai žiūrėjome į jį. Tai turėtų būti kiekvieno asmens ar įmonės tikslas rengiant dokumentaciją.Pirmasis patarimas parengti šokiruojančią dokumentaciją yra manyti, kad jį skaitys tik vienas asmuo, net jei tai nėra tiesa. Tikslas - suteikti jam asmeninį charakterį, kad kiekvienas skaitytojas tiktų, jog dokumentas jam buvo sukurtas, o ne tai, kad jis yra brošiūra, kuri bus platinama be diskriminacijos.
Ilgis yra vienas iš švelniausių ir lemiamų šio tipo dokumentų parametrų: jei tai per ilgas, rizikuojame, kad beveik niekas jį visiškai neperskaito, ir jei jis per trumpas, gali atrodyti, kad jis buvo skubotas. Rasti pusiausvyrą nėra lengva, tačiau su patirtimi mes rasime, kad stebuklingas puslapių skaičius, kurį galime naudoti kaip nuorodą mūsų būsimiems dokumentams.
Nereikia nė sakyti, kad dokumentacijos turinys yra vienas iš jo esminių aspektų, bet nepakankamas, kad būtų galima pasirinkti tinkamą informaciją, tačiau paslaptis yra ją organizuoti taip, kad būtų patraukli ir lengvai skaitoma. Kai kurie esminiai klausimai, kurie turėtų pasirodyti beveik visuose dokumentuose, yra kitų istorija, motyvas, rezultatai, metodai ir nuomonės.
Atminkite, kad kiekvienas straipsnis turi būti trumpas, bet stiprus, ir mes turime juos rašyti naudodami aiškią ir tiesioginę kalbą, bet tuo pat metu smagu ir savo charakteriu.
Be abejo, dokumentacijoje esančios nuotraukos turi būti kokybiškos. Ir tai ne tik reiškia, kad jie turi gerą rezoliuciją ir turtingą spalvą, bet ir kad juos sukūrė autentiškas menininkas. Taupymas šiame skyriuje gali turėti labai neigiamą poveikį projekto poveikiui.