Pagalbinės sąvokos, kuri kyla iš lotyniško žodžio „ auxiliāris“, vartojama siekiant įvertinti asmenį ar daiktą, kuris teikia pagalbą ar tam tikrą pagalbą . Kita vertus, administracija nurodo, kas yra susijusi su administravimu (išteklių organizavimo ar organizavimo aktas siekiant tikslo).

Administracinio padėjėjo sąvoka reiškia poziciją ar darbo vietą, kuri yra daugelyje įmonių . Administracijos padėjėjo užduotis - plėtoti įvairias bendrovės administracijos veiklos sritis .

Administraciniai padėjėjai atlieka tipišką biuro darbą: dokumentų archyvavimą, dokumentų tvarkymą, darbotvarkės tvarkymą ir kt. Paprastai šie žmonės yra hierarchinio vadovo tarnybos, padedantys jam atlikti savo užduotis.

Pavyzdžiui, įmonės vadovas gali paprašyti administracijos padėjėjo surinkti visas sąskaitas už pirkimus, atliktus per paskutinį semestrą, kad būtų išnagrinėtos išlaidos, galiojančios garantijos ir kiti duomenys . Kita vertus, administracinio padėjėjo gali būti paprašyta bendrauti su klientais, kurie užregistruoja skolą su įmone, kad galėtų koordinuoti, kada kolektorius gali atsiimti mokėjimą.

Administracijos padėjėjas, be kitų dalykų, turi turėti žinių apie klientų aptarnavimą ir tiekėjus, rinkodarą, komercinius metodus, kokybės standartus, protokolą, žmogiškuosius santykius, dokumentaciją ir informacines technologijas. Kuo daugiau žinios yra administraciniam asistentui, tuo geriau jis / ji gali plėtoti savo darbą ir kuo daugiau galimybių jis turės augti vidinėje organizacijos struktūroje.

Nors kartais šis darbas negauna didelės pagarbos visuomenei, nes tai nėra aukšto hierarchinio lygio, būtina pabrėžti, kad biurai negalėjo tinkamai ir veiksmingai veikti, jei ne administracijos padėjėjai . Siekiant įvertinti jų svarbą, reikėtų atsižvelgti į platų ir įvairų jų atliekamų užduočių skaičių kasdien.

Taigi esminis yra administracijos padėjėjo dalyvavimas įmonėje, kurios darbas labai priklauso nuo informacijos naudojimo ir administracinių sistemų veikimo. Žiūrėkite žemiau kai kurias svarbiausias jo funkcijas:

* administracinė parama : tai daroma dokumentų kopijavimu, archyvavimu, pranešimų siuntimu skaitmeninėmis priemonėmis, pagalba telefonu, įvesties valdymas ir gaunamų pranešimų registravimas. Be šių konkrečių užduočių, neįprasta pakeisti telefono ryšio ir priėmimo darbuotojus, kai jie nėra;

* Korespondencijos valdymas : nors per pastaruosius dešimtmečius dėl interneto perpildymo labai sumažėjo fizinės korespondencijos apimtis, įmonės ir toliau siunčia ir gauna paketus, o administracijos padėjėjo darbas yra labai svarbus, kad būtų pasiektas visas tikslas;

* bylos tvarkymas : šis punktas gali sukelti painiavą, nes didelėse įmonėse paprastai yra tam tikra pozicija bylos administravimui. Tačiau, kai dokumentų apimtis nėra tokia didelė, administracijos padėjėjas gali prisiimti atsakomybę už jų užsakymą ir saugojimą vėlesniam naudojimui;

* personalo kontrolė : tarp jų užduočių šioje srityje yra trūkumų, dirbtų valandų, teisių į atostogas ir pretenzijų registravimas;

* tekstų transkripcija : yra paprašyta paprašyti perduoti projektą į kompiuterį arba perrašyti įrašą;

* Apskaita : tarsi visa, kas pirmiau minėta, nebūtų pakankama, kai kurie administraciniai padėjėjai privalo atlikti tokias užduotis kaip sąskaitų-faktūrų rengimas ir atlyginimų apskaičiavimas, įnašas į socialinę apsaugą, mokesčių atskaitymas ir išlaidos užsakymus