„Acta“ - tai lotynų kalbos koncepcija, kurią galima naudoti atsižvelgiant į skirtingus dokumentų tipus. Pirmoji Ispanijos karališkosios akademijos ( RAE ) žodyno paminėta nuoroda į rašytinį protokolą apie tai, kas buvo aptarta ar patvirtinta susirinkime, susirinkime ar kituose susitikimuose.

Pavyzdžiui: „Turiu surasti paskutinio akcininkų susirinkimo protokolą: noriu sužinoti, ar susitarimą su Kinijos vyriausybe patvirtino visi, ar ne “, - klubo direktorių valdyba posėdžio protokole nurodė, kad institucija dar nėra gavo valdžios institucijų pažadėtą ​​subsidiją “, „ Prieš paliekant, ponai, nepamirškite pasirašyti akto “ .

Šiuo požiūriu aktas leidžia patvirtinti ir patvirtinti, kas buvo aptarta . Tai yra oficialus šaltinis, naudojamas susitikimuose, surengtuose per teisinius mechanizmus. Paprastai šie dokumentai saugomi minutės knygoje. Tokiu būdu klubo minutės knyga, kurioje nurodoma byla, susideda iš skirtingų partnerių susitikimų protokolų.

Yra daugybė oficialių susitikimų, kuriuose reikalaujama atlikti įrašus, pvz., Visos savivaldybės tarybos ar fakulteto sesija. Turi būti atsižvelgta į tai, kad minėtą dokumentą rengia sekretorius ir kad jame turi būti keletas svarbių duomenų:
- diena, vieta ir data, kada vyksta atitinkamas aktas.
- Susirinkime dalyvaujančių asmenų vardų ir pavardžių sąrašas.
- Laikas, kada prasideda susitikimas.
- Taip pat svarbu, kad būtų surenkamos kiekvienos iš dalyvaujančių narių intervencijos.
- Kaip logiška, ne mažiau svarbu yra tai, kad protokolai turės surinkti visus priimtus sprendimus ir susitarimus. Šiuo požiūriu svarbu pabrėžti, kad turi būti visiškai užregistruota, kaip balsavo, ką balsavo kiekvienas asmuo, ir, žinoma, su dauguma, kad buvo pasiektas atitinkamas susitarimas.
- Taip pat turi būti užfiksuoti ir susirinkime pateikti pasiūlymai, taip pat bet kokie incidentai, kurie gali įvykti per tą patį laikotarpį.
- Galiausiai, turi būti sudarytas susitikimo sudarymo laikas ir jūs taip pat turite pateikti atitinkamus parašus.
- Kai protokolas yra parašytas, savivaldybių plenarinių sesijų atveju kopija bus perduota politinių partijų atstovams, kad jie suteiktų patvirtinimą arba paprašytų pakeitimų.

Aktas taip pat yra oficialus tam tikrų įvykių ar įvykių liudijimas: „Aš dar negavau mirties liudijimo“, „Pagal tyrėjų nustatytą gimimo liudijimą rašytojas gimė 1876 m. Kovo 4 d. Norėdami kreiptis dėl kredito, turiu pateikti savo asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą, santuokos liudijimą ir paskutinį atlyginimą . "

Tam tikros sutartys ir susitarimai gali būti vadinami protokolais, pvz., Bendruoju Europos aktu (kuris lėmė Europos Sąjungos gimimą) ir Danijos ir Islandijos Sąjungos aktu (pasirašytas 1918 m. ).